L'enlèvement des eaux-de-vie nécessite une bonne organisation. Pour assurer une coordination optimale des collectes, il est nécessaire de respecter certaines règles de "bon sens" et garantir le fonctionnement des opérations pour chacun des intervenants : le viticulteur, le transporteur et le planning eaux-de-vie.
Le temps de chargement des eaux-de-vie est conditionné par plusieurs critères que le viticulteur doit communiquer au planning eaux-de-vie, dès la réservation de sa date d'enlèvement :
Le type de stockage,
le diamètre de vanne, la longueur de tuyaux,
le nombre de chais de chargement, leur accessibilité.
Avant tout enlèvement, le chai doit être préparé et le matériel mis à disposition du transporteur (consulter l'article "Comment bien se préparer à l'enlèvement de ses eaux-de-vie ?").
Il est important de préciser, étape par étape, le fonctionnement attendu le jour de l'enlèvement.
Si les caractéristiques d'enlèvements sont différentes, il faut en informer le planning et le transporteur avant le jour de l'enlèvement.